Koniec miesiąca w firmie transportowej zazwyczaj kojarzy się z jednym: stosem faktur z różnych stacji paliw, kartami drogowymi i żmudnym przepisywaniem danych do Excela. To proces, którego nienawidzi każdy pracownik biurowy i księgowość. Ale co gorsza – to proces, który realnie spowalnia rozwój Twojej firmy i generuje ukryte koszty.
W erze cyfryzacji, ręczne parowanie tankowań z konkretnymi pojazdami to przeżytek. Dlaczego czas najwyższy z tym skończyć i jak automatyzacja może uratować dziesiątki godzin pracy w Twojej firmie?
Dlaczego Excel przestał wystarczać?
Excel to potężne narzędzie, ale nie zostało stworzone do obsługi tysięcy transakcji z kart flotowych (takich jak Orlen, BP czy Routex), które spływają w różnych formatach. Ręczne wprowadzanie danych niesie za sobą trzy główne zagrożenia:
- Błąd ludzki: Wystarczy literówka przy wpisywaniu ilości litrów lub kwoty, aby zaburzyć całe zestawienie kosztów dla danego pojazdu. Szukanie tego jednego błędu pod koniec miesiąca potrafi zająć księgowości dodatkowe godziny.
- Brak kontroli w czasie rzeczywistym: Ręczne raporty powstają zazwyczaj po fakcie. Zanim zorientujesz się, że dany kierowca generuje anomalie w spalaniu lub tankuje poza wyznaczoną trasą, pieniądze znikają już z konta.
- Ogromne marnotrawstwo czasu: Pracownik biurowy lub menedżer floty, zamiast negocjować lepsze stawki ubezpieczeń, szukać optymalizacji tras czy dbać o stan techniczny pojazdów, staje się "wklepywaczem danych".
Automatyzacja – jak to działa w praktyce?
Rozwiązaniem tego problemu nie jest zatrudnienie kolejnej osoby do biura. Rozwiązaniem jest zaprzęgnięcie technologii, która wykona tę powtarzalną pracę za nas.
Nowoczesne systemy do rozliczania floty działają jak niewidzialny asystent. Wystarczy, że wgrasz wygenerowany przez stację paliw plik, a system samodzielnie:
- Rozpozna format i wyciągnie z niego odpowiednie dane.
- Dopasuje konkretne tankowanie do numeru rejestracyjnego pojazdu.
- Obliczy średnie spalanie i wychwyci ewentualne odchylenia od normy.
- Wygeneruje gotowy, przejrzysty plik, który można bezpośrednio przesłać do biura rachunkowego.
Wszystko to zajmuje ułamki sekund, a nie dziesiątki godzin.
Zyskaj przewagę na trudnym rynku
Branża TSL (Transport, Spedycja, Logistyka) mierzy się obecnie z rosnącymi kosztami działalności. Optymalizacja to już nie tylko wybór, ale konieczność. Automatyzując rozliczanie kart paliwowych, nie tylko oszczędzasz pieniądze na pracy biurowej, ale zyskujesz pełną transparentność kosztów swojej floty. Wiesz dokładnie, które auto zarabia, a które generuje straty.
Dlatego coraz więcej nowoczesnych firm decyduje się na wdrożenie dedykowanych rozwiązań ucinających niepotrzebną papierologię.
Chcesz zobaczyć, jak to działa w praktyce? Zaoszczędź swojemu zespołowi 40 godzin miesięcznie. Zobacz, jak nasz system może zautomatyzować Twoje rozliczenia. ZAMÓW BEZPŁATNE DEMO TUTAJ i przetestuj nasze rozwiązanie.